Безналичные расчеты с подотчетными лицами: учет и налоговые последствия

Проверка бухгалтером авансового отчета

Подотчетное лицо обязано отчитаться о выделенных ему под отчет денежных суммах в течение определенного времени после:

  • Окончания срока, на который ему были выданы наличные деньги. Он указывается либо в утвержденном руководителем заявлении лица на выдачу средств под отчет, которое до 19.08.2017 было единственным документом, дававшим право на получение денег, либо в распоряжении руководителя, с 19.08.2017 (указание Банка России от 19.06.2017 № 4416-У) ставшем самостоятельным документом, на основании которого могут быть выданы подотчетные суммы.
  • Возвращения ответственного лица из командировки, выхода на работу после отпуска или болезни, если срок сдачи отчета закончился в этот период.

С 30.11.2020 срок сдачи подотчетным лицом авансового отчета организация может установить самостоятельно, отразив его во внутренних локальных актах, например, в своей учетной политике или положении о командировках.Требование о том, что АО должен представляться не позднее 3 рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы подотчетные, или со дня выхода на работу, отменено.

Заявление должно иметь визу руководителя предприятия о разрешении выдачи под отчет денежных сумм.

Образец заявления на подотчет вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный полный доступ к правовой системе можно получить бесплатно.

Авансовый отчет составляется подотчетным лицом по форме АО-1. Можно также использовать самостоятельно разработанный и утвержденный на предприятии бланк. Он должен не противоречить требованиям закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ в части обязательных реквизитов первичного учетного документа.

На оборотной стороне отчета формы АО-1 работник построчно перечисляет произведенные им расходы, указывая реквизиты оправдательных документов и суммы. Оправдательные документы нужны для каждой из строк и могут быть представлены любыми документами, содержащими указание на факт осуществления оплаты по ним.

Бухгалтер проверяет правильность внесения в авансовый отчет сумм по представленным оправдательным документам, при необходимости делает их разбивку, проставляя счета бухгалтерского учета. Лицевая сторона отчета также заполняется бухгалтером. Подотчетному лицу выдается отрывная расписка о сдаче авансового отчета.

Неиспользованные подотчетные суммы должны быть возвращены работником в кассу предприятия. Однако если работник не вернул остаток неизрасходованных по сданному авансовому отчету средств, с 19.08.2017 это не служит основанием для невыдачи ему денег под очередные расходы.

В случае оправданного перерасхода (работник израсходовал больше, чем было выдано, и это согласовано руководителем) денежные суммы возмещаются подотчетному лицу. Всего на авансовом отчете должно быть 4 подписи: подотчетного лица; бухгалтера, проверившего отчет; главного бухгалтера и руководителя, который его утверждает.

Образец заполнения авансового отчета вы сможете увидеть в материале «Образец заполнения авансового отчета в 2020 — 2021 годах».

Срок проверки, утверждения авансового отчета и окончательного расчета с работником организации

Авансовый отчет передается в бухгалтерию, где он проверяется, далее его утверждает руководитель организации и производится окончательный денежный расчет с работником организации в срок, установленный в ЛНА или приказом. 

Срок, в течение которого проверяется и утверждается авансовый отчет, а также проходит окончательный расчет, устанавливается руководителем (абз. 2 п. 6.3 Указания N 3210-У).

При окончательном расчете с работником сотрудник или возвращает неизрасходованную часть денег или наоборот: ему выплачивают сумму перерасхода, если пришлось потратить больше запланированного и руководство это уже утвердило.

Проводки по авансовому отчету по командировке

Счета списания затрат по командировке зависят от области деятельности фирмы и цели поездки. При этом кредитуется сч. 71 в корреспонденции со сч. 20 (если расходы относятся к основной деятельности), сч. 26 (по затратам общехозяйственного характера, включая почтовые расходы в авансовом отчете), сч. 44 (по расходам, связанным со сбытом продукции).

Кроме того, необходимо учесть и то, что в составе поименованных в авансовом отчете затрат (например, в стоимости проездных билетов или гостиничного номера) присутствует НДС, который необходимо выделить.

Целью составления отчета является упорядочение затрат и определение их фактической суммы. Если она совпадает с размером выданного аванса, то 71 счет закрывается, остаток средств по авансовому отчету свидетельствует о необходимости внести его в кассу компании, а перерасход – о понесенных сотрудником расходах собственных средств, которые после утверждения авансового отчета ему возвращают из кассы предприятия или перечислением на карту. Отражается перерасход по авансовому отчету проводкой: Д/т 71 – К/т 50, 51.

Сопровождающие принятие затрат по авансовому отчету бухгалтерские проводки:

Операции Д/т К/т
Утвержден авансовый отчет, проводками списаны затраты по командировке:
— в торговой компании (если целью ее являлось продвижение товара) 44 71
— в производственном предприятии (поездки рабочего характера) 20 71
— общехозяйственного толка, например почтовые расходы 26 71
В поездке приобретены активы или материалы 08,10

60

60

71

Из суммы затрат выделен НДС 19 71
НДС принят к вычету 68 19
Остаток неиспользованных командировочных расходов возвращен в кассу, на расчетный счет или удержан из заплаты по согласию сотрудника 50, 51, 70 71
Перерасход средств выплачен сотруднику 71 50

Проиллюстрируем учет затрат по командировкам на примерах.

Пример 1:

К авансовому отчету инженер приложил все подтверждающие расходы документы. В итоговой строке отчета сумма расходов – 166 100 руб., т. е. произошел перерасход выданных средств. Бухгалтер проверил отчет, утвердил произведенные затраты. Согласно авансовому отчету, проводки в бухгалтерском учете сделаны следующие:

Дата Операции Д/т К/т Сумма
15.04 На карту сотрудника перечислен аванс по командировке 71 51 160 000
23.04 Принят авансовый отчет, проводки утверждения и списания затраты:
— суточные 20 71 3500
— за проживание в отеле 20 71 18 000
НДС по сч-ф отеля 19 71 3600
— за проезд (авиабилет) 20 71 15 000
НДС по авиабилету 19 71 3000
Консультация по использованию оборудования 08 60 15 000
Стоимость установки 08 60 90 000
НДС со стоимости установки 19 71 18 000
Расходы по приобретению установки списаны с подотчетных сумм 60 71 105 000
Принят к вычету НДС (3600 + 3000 + 18 000) 68 19 24 600
Дерябину А. Ю. выдан перерасход по авансовому отчету (166 100 – 160 000) 71 50 6100

В примере выдана сумма перерасхода по авансовому отчету (проводка Д/т 71 – К/т 50) из кассы. В зависимости от принятой в компании системы расчетов с персоналом, деньги ему могли быть перечислены на карту проводкой Д/т 71 К/т 51. В результате сч. 71 по выданной подотчетной сумме Дерябину А.Ю. закрылся.

Пример 2:

Проводки:

Дата Операции Д/т К/т Сумма
15.04 Из кассы фирмы выдан аванс по командировке 71 50 13 400
В кассу поступили билеты на проезд Мининой И.И. 50/3 76 6000
Проездные документы выданы Мининой И.И. 71 50/3 6000
17.04 Утвержден авансовый отчет по командировке, проводки списания затрат:
— суточные 20 71 1400
— за проживание 20 71 2800
НДС по сч-ф отеля 19 71 560
— за проезд 20 71 6000
— за участие в семинаре 20 71 5000
Остаток неиспользованного аванса 3640 руб. (13 400 + 6000 – 1400 – 3360 — 6000 – 5000) возвращен в кассу 50 71 3640

Кто должен составлять авансовый отчет

В соответствии с абз. 2 п. 6.3 Указания N 3210-У авансовый отчет должно заполнить и сдать в бухгалтерию подотчетное лицо, которому наличные денежные средства ранее были выданы под отчет:

  • в первую очередь – работники организации;

  • физические лица-внештатные сотрудники, заключившие с компанией гражданско-правовые договоры (например, договор оказания услуг или подрядный договор).

Согласно письму Банка России от 02.10.2014 N 29-Р-Р-6/7859 при заполнении авансового отчета они приравниваются к работникам компании.

В связи с этим и выдача денег под отчет, и окончательный расчет с ними осуществляются в таком же порядке, что и со штатными сотрудниками.

Авансовый отчет сотрудника о командировке

Для регистрации авансового отчета сотрудника о командировке формируется документ Авансовый отчет в разделе Банк и касса — Касса — Авансовые отчеты.

В шапке документа указывается:

Подотчетное лицо — из справочника Физические лица выбирается сотрудник, который отчитывается за выданные ему под отчет денежные средства.

На вкладке Аванс по кнопке Добавить выбираются документы выдачи аванса.

Подробнее о заполнении вкладки Авансы

На вкладке Прочее указывается информация о командировочных расходах.

Подробнее о заполнении вкладки Прочее

Для возможности принять расходы на командировку, они должны быть обоснованы и подтверждены корректно оформленными документами (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Подробнее об основных требованиях к документам, подтверждающим командировку

Для подтверждения проезда к месту командировки и обратно должен быть билет на бумажном носителе, а если билет электронный,—маршрут-квитанция. При авиаперелетах, кроме названных документов, на билете или посадочном талоне должна стоять отметка о предполетном досмотре (Письма Минфина РФ от 28.05.2018 N 03-07-07/36077, от 09.10.2017 N 03-03-06/1/65743, от 06.06.2017 N 03-03-06/1/35214).

Услуги за проживание в гостинице могут быть подтверждены бланком строгой отчетности (БСО) или другим документом, имеющим необходимые реквизиты первичного учетного документа (ПУД). На основании БСО можно принять к вычету НДС, выделенный в нем отдельной строкой (п. 18 Правил ведения Книги покупок, утв. Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137).

Данные о суточных вносятся на основании локального нормативного акта организации, утверждающего их размер, или приказа о командировке, копию которого можно приложить к авансовому отчету.

Проводки по документу

Документ формирует проводки:

  • Дт Кт 71.01 — принятие к учету затрат на командировку.
  • Дт 19.04 Кт 71.01 — принятие к учету НДС по командировочным расходам.

Чтобы НДС, выделенный в билетах и СФ, предъявленных контрагентами, можно было принять к вычету, необходимо в графах:

  • СФ — проставить флажки.
  • БСО — проставить флажки для документов БСО.
  • Реквизиты счета-фактуры — заполнить номер и дату СФ, реквизиты БСО заполнятся в данной графе автоматически из графы Документ (расхода).

В результате регистрации БСО и СФ автоматически будут созданы:

  • Счет-фактура (бланк строгой отчетности).
  • Счет-фактура полученный.

Документы можно найти в журнале Счета-фактуры полученные через раздел Покупки – Покупки — Счета-фактуры полученные.

Документальное оформление

Организация должна утвердить формы первичных документов, в т. ч. форму авансового отчета в Учетной политике. В 1С используется Авансовый отчет по форме АО-1. Бланк можно распечатать по кнопке Печать – Авансовый отчет (АО-1) документа Авансовый отчет. PDF

Должностная инструкция бухгалтера по подотчетным лицам

Вы спросите, что такое должностная инструкция (ДИ)? Это лишь свод внутренних правил фирмы по какой-то конкретной должности.

Казалось бы, нет ничего сложного — ее составить. Но многие руководители игнорируют это, считая, что такой документ необходим только на крупных предприятиях. Они пренебрегают составлением этого внутреннего административного документа.

Рассмотрим простую ситуацию. Устраивается бухгалтер на работу в небольшую фирму, и ввиду того, что для этого работника нет ДИ, все его обязанности объясняют ему в устном порядке.

Скорее всего, новый сотрудник будет работать хорошо и никаких проблем не возникнет. А возможно, он изначально неправильно поймет круг своих обязанностей. И как результат — совершенные ошибки, штрафы во время налоговых проверок.

Чтобы избежать ошибок и недопонимания, на фирме обязательно должны быть ДИ.

И конечно, такая инструкция должна быть на бухгалтера, работающего с подотчетными лицами (бухгалтера-кассира).

В ДИ бухгалтера по работе с подотчетниками рекомендуем указать:

  1. То, что в работе он подчиняется главному бухгалтеру.
  2. Все должностные обязанности, связанные с его работой (примерный перечень обязанностей приведен выше).
  3. Нормативные и другие документы, которыми бухгалтер должен руководствоваться в работе:
  • указание Банка РФ «О порядке ведения кассовых операций» от 11.03.2014 № 3210-У;
  • указание Банка РФ «Об осуществлении наличных расчетов» от 07.10.2013 № 3073-У;
  • закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ;
  • приказ Минфина РФ «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению» от 31.10.2000 № 94н;
  • Трудовой кодекс РФ;
  • Налоговый кодекс РФ;
  • ПБУ;
  • КоАП РФ;
  • закон «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ;
  • иные законодательные акты, постановления, распоряжения, приказы, руководящие, методические и нормативные материалы по организации бухучета;
  • устав компании;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • локальные нормативные и организационно-распорядительные документы, касающиеся основной деятельности работника.

Подробнее о нормативных актах, регулирующих работу с подотчетниками, читайте в статье «Расчет с подотчетными лицами — нормативные документы».

Как провести аудит расчетов с подотчетными лицами, узнайте в аналитическом материале от КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

  1. То, что с ним будет заключен договор о полной материальной ответственности.

Типовая форма договора о полной индивидуальной материальной ответственности приведена в приложении № 2 к постановлению Минтруда РФ «Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности» от 31.12.2002 № 85.

  1. Права работника.
  2. Ответственность за ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей (ДО):

6.1. Работник несет дисциплинарную ответственность:

  • за невыполнение, недобросовестное выполнение своих ДО;
  • за искаженную информацию о ходе выполнения работ;
  • за недобросовестное выполнение приказов, распоряжений и поручений руководителя;
  • за несоблюдение трудовой дисциплины;
  • за несоблюдение закона о защите персональных данных.

6.2. Работник несет материальную ответственность:

  • за причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ;
  • за несоблюдение кассовой дисциплины.

Подробнее о нарушении кассовой дисциплины читайте в статье «Кассовая дисциплина и ответственность за ее нарушение».

Кто проверяет кассовую дисциплину и как проходит проверка, узнайте в Готовом решении от КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в Готовое решение, чтобы узнать все подробности данной процедуры.

6.3. Работник несет ответственность за разглашение информации, представляющей собой коммерческую тайну компании, ставшей известной в связи с исполнением должностных обязанностей, в порядке, определенном действующим законодательством и соответствующими локальными актами компании.

7. Условия работы.

После составления ДИ руководитель издает приказ о ее утверждении.

Как его правильно составить, смотрите в статье «Приказ об утверждении должностных инструкций — образец».

Сотрудник знакомится с ДИ и подписывает ее. Копия инструкции остается у него.

Как вести учет расчетов с подотчетными лицами?

Расчеты с подотчетными лицами могут осуществляться как в наличном, так и в безналичном порядке (с применением зарплатной карты работника или карты учреждения, выданной ОФК).

В соответствии с положениями Инструкции № 162н для отражения в бюджетном учете таких расчетов применяются следующие корреспонденции счетов:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Выданы наличные денежные средства, денежные документы под отчет из кассы учреждения

1 208 хх 567

1 201 34 610*

1 201 35 610

Перечислены подотчетные суммы на зарплатную карту работника

1 208 хх 567

1 304 05 ххх

1 201 21 610*

Перечислены подотчетные суммы на карту учреждения и получены через банкомат подотчетным лицом

1 210 03 561**

1 208 хх 567

1 304 05 ххх

1 210 03 661*

Приняты к учету расходы согласно авансовому отчету

1 401 20 ххх

1 109 хх ххх

1 105 хх 3хх

1 106 хх 3хх

1 304 03 83х

1 208 хх 667

Внесены неиспользованные остатки подотчетных сумм:

– в кассу учреждения

1 201 34 510**

1 208 хх 667

– на лицевой счет с использованием карты учреждения

1 201 23 510**

1 304 05 ххх

1 208 хх 667

1 201 23 610*

Выдана (перечислена) сумма перерасхода по авансовому отчету:

– из кассы учреждения

1 208 хх 567

1 201 34 610*

– на зарплатную карту работника

1 208 хх 567

1 304 05 ххх

1 201 21 610*

* Одновременно делается запись по забалансовому счету 18.

** Одновременно делается запись по забалансовому счету 17.

Казенное учреждение направило в командировку на 5 дней 10 работников. Из кассы им были выданы суточные в размере 5 000 руб. и деньги на проживание в гостинице – 20 000 руб. Проезд оплачен учреждением в безналичном порядке по договору, заключенному с перевозчиком. Расходы на проезд составили 30 000 руб. Проездные билеты приняты к учету в качестве денежных документов и перед поездкой выданы работникам.

В бюджетном учете составлены следующие корреспонденции счетов:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Выданы работникам под отчет из кассы учреждения:

– суточные

1 208 12 567

1 201 34 610*

5 000

– деньги на оплату гостиницы

1 208 26 567

1 201 34 610*

20 000

Перечислена перевозчику плата за проезд

1 302 22 834

1 304 05 222

30 000

Приняты к учету проездные билеты

1 201 35 510

1 302 22 734

30 000

Выданы под отчет проездные билеты работникам

1 208 22 567

1 201 35 610

30 000

Приняты к учету расходы:

– на выплату суточных

1 401 20 212

1 208 12 667

5 000

– на проживание в гостинице

1 401 20 226

1 208 26 667

20 000

– на проезд

1 401 20 222

1 208 22 667

30 000

* Одновременно делается запись по забалансовому счету 18.

Казенное учреждение перечислило на зарплатную карту работника денежные средства в сумме 20 000 руб. на покупку спортивного инвентаря. Средства были израсходованы полностью. Работник представил авансовый отчет с приложением первичных документов (товарного и кассового чеков). Спортивный инвентарь учтен в составе объектов основных средств.

В бюджетном учете указанные операции отразятся следующим образом:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Перечислены подотчетные суммы на зарплатую карту работника

1 208 31 567

1 304 05 310

20 000

Отражены на основании авансового отчета вложения в приобретенный объект основных средств – спортивный инвентарь

1 106 31 310

1 208 31 667

20 000

Принят к учету спортивный инвентарь

1 101 36 310

1 106 31 310

20 000

На банковскую карту казенного учреждения, выданную работнику, перечислены подотчетные денежные средства в размере 5 000 руб. для оплаты канцелярских товаров. Работник снял с карты всю сумму через банкомат и приобрел канцтовары на сумму 4 950 руб. Неизрасходованный остаток в размере 50 руб. внесен на карту через банкомат и зачислен на лицевой счет учреждения.

При перечислении денежных средств на карту учреждения должны соблюдаться требования правил, утвержденных Приказом Федерального казначейства от 15.05.2020 № 22н.

Расчеты с подотчетным лицом по приобретению канцтоваров с применением этой карты отразятся в бюджетном учете следующим образом:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Перечислены на карту учреждения подотчетные суммы на оплату канцелярских товаров

1 210 03 561*

1 304 05 346

5 000

Сняты работником денежные средства с карты через банкомат

1 208 34 567

1 210 03 661**

5 000

Приняты к учету приобретенные канцтовары на основании авансового отчета

1 105 36 346

1 208 34 667

4 950

Внесен через банкомат на карту остаток неизрасходованной подотчетной суммы

1 201 23 510*

1 208 34 667

50

Зачислена на лицевой счет сумма, внесенная на карту

1 304 05 346

1 201 23 610**

50

* Одновременно делается запись по забалансовому счету 17.

* * Одновременно делается запись по забалансовому счету 18.

Форма авансового отчета

Форма авансового отчета (N АО-1) утверждена Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 «Авансовый отчет».

Однако с 2013 года она не является обязательной к применению, поэтому организация может разработать собственную форму учитывая требования к обязательным реквизитам в ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее  по тексту — Закон о бухучете).

Отметим, что на практике пор большинство компаний предпочитает использовать унифицированную форму N АО-1.

Порядок заполнения

Поскольку разработана унифицированная форма, действуют и правила, как оформляется авансовый отчет об израсходованных подотчетных суммах в текущем году.

Сначала его заполняет сотрудник, который получил деньги и отчитывается по ним, затем бухгалтер. Когда документ готов, его отдают руководителю на контроль.

Рассмотрим конкретный пример заполнения авансового отчета по хозяйственным расходам и параллельно расскажем обо всех нюансах.

Что заполняет сотрудник

На лицевой стороне формы №АО-1 работнику необходимо внести следующие данные.

Шаг 1. Указать наименование фирмы и код по ОКПО.

Шаг 2. Проставить дату составления документа и присвоить номер.

Шаг 3. В графу «Отчет в сумме» внести сумму, которую работник потратил на хознужды предприятия. Например, ему было выдано 12 000 рублей, а он потратил 10 000 — в этой графе он указывает 10 000 (прописью).

Шаг 4. Указать наименование и код структурного подразделения.

Шаг 5. Указать Ф. И. О. подотчетного лица, его табельный номер и профессию (должность).

Шаг 6. Вписать сумму аванса.

Шаг 7. В левой стороне таблицы, расположенной на лицевой стороне формы, указать размер суммы, полученной из кассы предприятия (либо переводом на банковскую карту). При необходимости указать размер выданных в валюте денег.

Шаг 8. Указать итоговую сумму полученных денежных средств.

Шаг 9. Вписать сумму, потраченную на хозяйственные нужды предприятия.

Шаг 10. Указать размер остатка.

Обратите внимание на информацию, которая должна быть указана работником на оборотной стороне документа авансового отчета. Подотчетное лицо в графах 1–6 перечисляет все документы (товарные, кассовые чеки и т

д.), подтверждающие произведенные расходы, с указанием затраченных сумм. Документы нумеруют по порядку их перечисления.

Представленный образец демонстрирует, какие сведения следует внести работнику в соответствующие графы:

  • 1 — порядковый номер, присвоенный документу, подтверждающему траты;
  • 2 — дата составления чека;
  • 3 — номер чека;
  • 4 — наименование документа, подтверждающего расходы;
  • 5 — сумма произведенного расхода в рублях;
  • 6 — заполняется, если были расходы в иностранной валюте.

После перечисления реквизитов для всех приложенных документов заполняют строку «Итого», где указывают общую величину расходов

Обратите внимание, как заполнить авансовый отчет по билетам в этих графах: надо брать сведения из посадочного талона или квитанции, включая информацию о наименовании рейса, стоимости, дате покупке, номере документа

После того как сотрудник заполнил необходимые поля, он ставит в бланке свою подпись с расшифровкой. Затем передает документ в бухгалтерию.

Что заполняет бухгалтер

После получения бланка бухгалтер проверяет правильность его заполнения. Если ошибок нет, в графе «Отчет проверен» бухгалтер делает запись об этом и ставит свою подпись.

Бухгалтер указывает информацию о внесенном остатке или перерасходе средств.

После этого переходит к дальнейшему заполнению бланка — заполняет его отрывную часть, подписывает и передает работнику.

На оборотной стороне бухгалтер вносит информацию в графы 7 и 8. В них указываются суммы расходов, принятых к учету. В графе 9 указываются номера бухгалтерских счетов, которые дебетуются на суммы расходов. Суммы, которые указали работник и бухгалтер, должны совпадать.

На лицевой стороне в правой таблице бухгалтер проверяет следующие сведения:

  • остаток или перерасход предыдущего аванса;
  • размер аванса, полученного из кассы предприятия;
  • количество потраченных денежных средств;
  • остаток или перерасход суммы аванса.

В таблицу слева — бухгалтерская запись — вносят информацию из данных графы 9, которая находится на оборотной стороне.

Бухгалтер направляет документ главбуху (если он есть), который тоже его проверяет. После проверки заполненной формы главбух подписывает документ и направляет на утверждение к главе предприятия.

Директор утверждает документ и возвращает его в бухгалтерию.

Аналогичный порядок оформления действует и в любых других ситуациях, например когда надо отчитаться о командировочных или представительских расходах.

Образец заполнения авансового отчета 2021 года

Оформленный авансовый отчет хранится в бухгалтерии фирмы 5 лет. По истечении этого срока документ уничтожают.

Подпадают ли расчеты по подотчетным суммам под действие закона №54-ФЗ

Подотчетные суммы могут выдаваться, как в наличной форме, так и путем их перевода на корпоративную и даже личную карточку сотрудника с пометкой «Подотчетные деньги». Стоит напомнить, что банковская карточка согласно пп.19 ст.3 закона №161-ФЗ (о национальной платежной системе) относится к электронным средствам платежа, которые на основании Положения Банка России № 383-П являются безналичной формой расчета.

А в июльской редакции закона №54-ФЗ от 2018 года утверждено, что онлайн-касса используется при наличных и почти любых безналичных формах расчетов. Однако расчеты по подотчетным суммам в любой их форме в случае их возврата и выдачи не являются расчетами в понимании закона №54-ФЗ, поскольку не относятся:

  • к получению и выплате денег непосредственно за товары, работы, услуги (т.е. к денежным отношениям, которые возникают между покупателем и продавцом);
  • к приему ставок, интерактивных ставок и к выплате выигрышей по ним;
  • к приему денег в ходе продажи лотерейных билетов (включая электронные);
  • к приему лотерейных ставок;
  • к выплате выигрышей по лотереям.

Все эти виды операций признаются ст. 1.1 закона №54-ФЗ расчетами, при осуществлении которых применяется онлайн-касса, за исключением тех случаев, в каких сам закон предусматривает возможность не работать с ККТ. Кроме того, к расчетам, на которые распространяется обязанность по использованию ККТ или право ее не применения, еще относятся следующие операции, направленные на оплату товаров, работ, услуг:

  • прием и выплата денег в форме предварительной оплаты и (или) авансов;
  • зачет и возвращение предварительной оплаты и (или) авансов;
  • выдача и погашение займов (включая кредитование ломбардами);
  • предоставление либо получение встречного предоставления для расчетов за товары, работы, услуги.

И к этим операциям выдача и возврат подотчетных сумм тоже не относится, поскольку данные деньги являются лишь кассовой операцией, которая направлена на будущее совершение расхода, а не отражает сам факт оплаты товаров (работ, услуг). Да и подотчетное лицо не является по отношению к своему работодателю покупателем.

Поэтому, выдавая своему сотруднику или получая от него остаток либо всю сумму неиспользованных подотчетных денег, предприятие не должно использовать онлайн-кассу, но обязано соблюдать требования Указаний банка №3210-У по оформлению кассовых документов (авансовых отчетов, кассовых ордеров, Кассовой книги).

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock
detector